Los sistemas contables computarizados

La entrega de los estados financieros es hoy cada día más ágil y exacta, permitiendo a los directivos tomar las decisiones a tiempo, y a los contadores proveerse de muchas herramientas para poder cuadrar las operaciones contables y producir los informes que se usan en un negocio automáticamente, así como la elaboración de facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nóminas y estados de ingreso de los empleados, entre otros. 

 El uso de la informática en la contabilidad posee numerosas ventajas entre las cuales podemos mencionar:

1-     Rapidez: Un sistema computarizado puede proporcionar información con más rapidez que uno manual porque la computadora realiza en forma instantánea las operaciones que se le indiquen ofreciendo los datos pertinentes según el sistema contable que esté conformado, mientras que un sistema manual de contabilidad consume mucho tiempo  al no poder procesarse la información con la exactitud y rapidez correspondiente.

2-     La información a procesar es mayor: El volumen de información que se necesita para poder llevar con éxito las operaciones tanto mercantiles como económicas financieras son muy grandes, no siendo posible en un mundo globalizado estar poder subsistir ante el empuje de las grandes transnacionales de la información.

3-     Protección contra errores: El uso de la computadora reduce mucho el número de errores porque hace los cálculos con más exactitud que un ser humano. También los sistemas de contabilidad computarizados tienen muchas características que protegen incluso contra errores contables. Por ejemplo, todos los sistemas contables no aceptan un asiento en que el debe y el haber no sean iguales.

4-     Pases automáticos al mayor de cuentas: Los pases al mayor se realizan en forma automática con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor no sólo consume bastante tiempo sino que puede traer muchas dificultades si se realiza manualmente. El uso de la computadora asegura que cada asiento se pase con exactitud. Esto evita errores como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada. etc.

5-     Preparación automática de informes: En un sistema de contabilidad computarizado los informes se pueden  producir automáticamente, diarios, mayores, estados financieros e informes especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

6-     Impresión automática de informes: Puede proporcionar muchos documentos que se usan en un negocio, facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nóminas y estados de ingreso de los empleados, entre otros.

Análisis de los sistemas contables computarizados

 Sin embargo el establecimiento de un sistema de contabilidad en una entidad es un proceso complejo que si no está bien eslabonado puede influir negativamente en los resultados de la gestión empresarial, por eso hoy en día los sistemas contables deben instalarse y ser operado por personal calificado. El primer paso que tiene que dar el contador de una organización económica es el establecimiento del sistema contable, es decir planificar y poner en funcionamiento la forma en que va a fluir la información dentro de la empresa. Se trata de establecer clasificación de cuentas, libros a utilizarse, formas, procedimientos y controles que sirvan para contabilizar y controlar los bienes, las obligaciones, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones, lo cual va ha plasmarse en normas y métodos diseñados en los manuales.

Por eso el contador debe:

1-     Estudiar la naturaleza del negocio,

2-     Analizar el tipo de operaciones que deben ocurrir,

3-     Diseñar y seleccionar formas y registros necesarios para anotar las operaciones,

4-     Estimar los costos de dichos registros,

5-     Tener dominio de los equipos a utilizar,

6-     Reclutar y seleccionar el personal así como proceder a su adiestramiento y compenetración con el sistema a instalar.

 Una vez diseñado el sistema de contabilidad se debe proceder a la estructuración del mismo pasando al registro de las transacciones mercantiles y realizando periódicamente la verificación o auditoria de los asientos en los libros, garantizando su veracidad, para un posterior análisis e interpretación de los resultados por parte de los directivos de la organización.

 Todas estas tareas las debe realizar el contador o por lo menos participar de forma activa en cada una de ellas. Procesar la información contable significa recopilar, organizar y procesar información y comunicarla a los usuarios, es decir no es más que valerse de la ciencia y la técnica para desarrollar la contabilidad como ciencia en sí. Gran parte del procesamiento de esta información se realiza a través de las computadoras, no obstante el propósito de un sistema de información contable es elaborar los estados financieros y los demás informes usados por los gerentes, acreedores y personas interesadas en evaluar el negocio. 

 Para poder aplicar esta técnica a la rama de la contabilidad se necesita conocer profundamente el sistema de gestión contable que se esté aplicando en la empresa. El sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad. Como gerente quizá se sienta tentado a contestar, “siempre puedo contratar a un especialista para que diseñe el sistema de información y lleve la contabilidad”. Quizá, pero estará en mejor posibilidad de comunicarse con los integrantes de su organización si comprende cómo opera el sistema de contabilidad.

 Elaborar un sistema de contabilidad y perfeccionarlo es aplicar la ciencia al desarrollo de la contabilidad, el sistema de contabilidad es el pegamento que mantiene juntas las diversas partes de una organización. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Desde luego que el probable comprador del negocio examina el sistema de contabilidad para comprender cómo funciona la organización.

Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes, cada uno usa un sistema de información contable distinto. Por ejemplo, las empresas públicas, las comercializadoras, las agrícolas y las productoras necesitan sistemas de información  diferentes para contestar los tipos especiales de pregunta que se presentan en la operación de su negocio.

 La instalación del sistema es parte de la aplicación de la técnica en la contabilidad, e incluye seleccionar y capacitar a los empleados para operar el sistema, probarlo y modificarlo según sea necesario.  Con frecuencia la instalación resulta más difícil de lo que se había planificado. Incluso con un estudio cuidadoso durante la fase del diseño se pueden presentar dificultades imprevistas. Si no se eliminan las fallas del sistema, este no llevará a cabo las tareas para las que se ha creado.

 El proceso de aprendizaje de las técnicas nuevas tiene muchas complejidades a lo cual siempre en un inicio se le hace rechazo por parte de los que no la saben utilizar, por cuanto el uso de las técnicas tradicionales se dominan y provocan en muchos casos el amor hacia algo caduco pero hasta ese momento manejable por las personas que lo hacían. En nuestro caso hemos llegado a muchas empresas donde incluso trabajadores con nivel universitario no dominan las técnicas de la informática y le hacen hasta rechazo, alegando que ellos no son informáticos. Craso error cuando sabemos que buscan una justificación para esconder su ignorancia hacia lo novedoso.